Sebagian besar orang mungkin masih belum mengenal kata “repository” dalam dunia pendidikan. Bahkan kalangan akademisi pun juga tidak semua paham makna yang terkandung dalam kata “repository” tersebut. Repository dapat dikategorikan sebagai istilah baru dalam dunia pendidikan khususnya lingkup universitas yang bermakna sebagai media untuk penyimpanan data.
Data yang dimaksud disini tentunya berupa data digital. Umumnya, pada lingkungan universitas, repository banyak menyimpan data-data penelitian (jurnal, artikel, dll) dosen dan mahasiswa. Salah satu tujuan dari dibentuknya repository universitas adalah untuk mengumpulkan seluruh penelitian para dosen dan mahasiswa dalam satu tempat sehingga memudahkan orang lain ketika hendak mencari file penelitian tersebut.
Ada beberapa kebijakan yang diusung beberapa universitas dalam mengelola repository-nya masing-masing. Ada repository yang melindungi data peneltian dosen atau mahasiswa dengan tidak menampilkan file secara keseluruhan dan adapula yang menampilkan secara keseluruhan.
Kepengelolaan repository bersifat tunggal. Artinya hanya ada satu pihak yang memiliki hak untuk mengelola repository. Nah, pada kampus kami Universitas Trunojoyo Madura, memiliki kurang lebih 3 pihak yang mengelola repository kampus. Hal ini tentu membuat manajemen repository universitas tidak berjalan seperti seharusnya.
Beberapa hari yang lalu, Ketua Pusat Jaminan Mutu (PJM) UTM, Dr. Elys Fauziyah, S.P., M.P, mencoba untuk merumuskan permasalahan yang ada di kampus UTM terkait kepengelolaan repository universitas. Melalui izin dari Pembantu Rektor I, Dr. Deny Setya Bagus Yuherawan, S.H., M.Si, Tim Pusat Jaminan Mutu mencoba untuk mengumpulkan pihak-pihak terkait yang memiliki hak kepemilikan repository universitas, diantaranya Pusat Komputer (Puskom), Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM), Unit Perencanaan, dan Unit Perpustakaan.
Bertempat di ruang rapat PJM, rapat koordinasi dihadiri oleh Pembantu Rektor I UTM, Tim PJM UTM, Kepala Puskom, Kepala LPPM, Kepala Perpustakaan, Staf Unit Perencanaan, dan beberapa dosen dan karyawan pengelola jurnal prodi. Dari diskusi yang dilakukan beberapa pihak, muncul suatu permasalahan terkait masalah kepengelolaan repository universitas. Belum adanya SOP yang mengatur kepengelolaan repository menjadi penyebab adanya dualisme dalam manajemen repository. Selain itu, Kepala LPPM, Mohammad Djasuli, S.E., M.Si, QIA. menambahkan bahwa yang terjadi saat ini terkait SOP manajemen repository sebenarnya sudah ada, namun hanya sebatas lisan saja sedangkan praktiknya belum.
Perlu diketahui juga, sangat disayangkan bila manajemen repository universtas yang dimiliki oleh UTM masih kacau. Bila kita menengok pada pencapaian Open Journal System (OJS) yang dimiliki UTM, diantaranya ada 1 OJS yang terakreditasi, 4 OJS terindex dengan DOAJ, dan 30 lainnya masih online.
Kesimpulan yang didapatkan dari rapat koordinasi tersebut adalah pembagian jobdesc. Dimana Puskom sebagai pihak penyedia sekaligus pengelola repository universitas, Tim PJM sebagai penyusun SOP tentang pengelolaan repository universitas, Perpustakaan dan LPPM sebagai penyedia data, serta pengelola jurnal prodi sebagai penghimpun data penelitian dosen untuk diinputkan ke dalam sistem (OJS).
Adanya manajemen repository ini setidaknya menjadi salah satu cara agar kampus UTM tidak jauh tertinggal dari kampus-kampus besar lainnya dalam bidang pengelolaan data penelitian dosen maupun mahasiswa. Selain itu, data penelitian yang terhimpun dengan baik akan sangat bermanfaat dalam akreditas kampus mendatang.
